Zasady sporządzania przypisów dotyczących dokumentów elektronicznych opracowano na podstawie normy: PN-ISO 690-2 Przypisy bibliograficzne. Dokumenty elektroniczne i ich części.
Należy zawsze podawać dokładny adres strony, z której korzystano w pracy.
W przypisie dotyczącym dokumentu elektronicznego (on-line, CD, DVD i in.) obowiązkowe są tylko te
elementy, które są łatwo dostępne z samego dokumentu lub z dokumentacji towarzyszącej. Dlatego przy opisie dokumentów on-line często pomija się np. datę miejsce i wydania, gdyż informacje te są często trudno dostępne.
W przypisach dotyczących elektronicznych książek i baz danych, serwisu, portalu czy wortalu (opis całości) należy uwzględnić następujące informacje (jeżeli są łatwo dostępne):
Nazwisko, imię, Tytuł książki/bazy/serwisu [typ nośnika, np. on-line]. Kolejność wydania/wersji. Miejsce wydania: wydawca, data wydania. Data aktualizacji [data dostępu – tylko dla dokumentów dostępnych on-line].
Warunki dostępu, np. adres strony WWW. ISBN, np. 18 Giełda Papierów Wartościowych w Warszawie [on-line]. Warszawa: Giełda Papierów Wartościowych w Warszawie S.A., 2007 [dostęp 12 listopada 2008]. Dostępny w World Wide Web: http://www.gpw.pl.
Podobnie wygląda przypis dla fragmentu elektronicznych książek, baz danych itp. – z tym, że należy zamieścić tytuł fragmentu i informacje o jego lokalizacji, jeżeli jest łatwa do określenia (np. strony, rozdział), przed adresem strony lub na końcu w przypadku CD-ROM-u, i pominąć numer ISBN, np.
19 Giełda Papierów Wartościowych w Warszawie [on-line]. Warszawa: Giełda Papierów Wartościowych w Warszawie S.A., 2007 [dostęp 12 listopada 2008]. Regulamin Giełdy. Dostępny w World Wide Web: http://www.gpw.pl/gpw.asp?cel=ogieldzie&k=82&i=/regulacje/regulamin&sky=1.
Data aktualizacji [data dostępu]. Lokalizacja w obrębie dokumentu macierzystego. Warunki dostępu. ISBN, np. 21 Buzdygan D. [i in.], Badanie potrzeb użytkowników w bibliotekach akademickich z wykorzystaniem programu Libra. W: Międzynarodowa Konferencja: Zarządzanie przez jakość w bibliotece akademickiej [online].
2000 [dostęp 12 listopada 2008]. Dostępny w World Wide Web:
http://ebib.oss.wroc.pl/matkonf/atr/buzdygan.html. ISBN 83-915689-3-8.
Przypis dotyczący całości czasopisma/wydawnictwa ciągłego powinien zawierać następujące informacje: Tytuł czasopisma [typ nośnika]. Wydanie. Miejsce wydania: wydawca, data ukazania się czasopisma [data dostępu].
Warunki dostępu. ISSN.
22 Ekonomia on-line [on-line]. Kraków: Biblioteka Główna Akademii Ekonomicznej w Krakowie, 2000- [dostęp 19 listopada 2006]. Dostępny w World Wide Web: http://kangur.ae.krakow.pl/Biblioteka/Ekonomia/. ISSN 1641-750X. [Uwaga – „2000-„ myślnik za rokiem świadczy o tym, że publikacja ukazuje się do dziś].
Przypisy dla dokumentów elektronicznych wymagają szczególnej staranności, ponieważ materiały dostępne w sieci są bardziej zmienne niż publikacje drukowane, często aktualizowane, a niekiedy całkowicie znikają z internetu. Dlatego opracowując przypisy do prac z prawa, należy pamiętać o zasadzie możliwie pełnego wskazania źródła, tak aby czytelnik mógł samodzielnie odnaleźć dany dokument w niezmienionej lub zbliżonej formie. W pracach akademickich najczęściej stosuje się polskie standardy przypisów, zbliżone do stylu stosowanego w naukach humanistycznych i społecznych, uwzględniające jednak specyfikę prawniczą oraz obowiązek podania daty dostępu.
Pierwszym elementem każdego przypisu do dokumentu elektronicznego jest wskazanie autora materiału, jeśli istnieje i został wyraźnie podany. W przypadku tekstów naukowych, komentarzy online, opracowań eksperckich czy analiz instytucjonalnych autor powinien być wymieniony tak samo jak w publikacjach drukowanych, czyli imieniem i nazwiskiem. Jeśli dokument nie posiada autora indywidualnego, należy wskazać instytucję, która odpowiada za jego opracowanie. W przypadku stron rządowych, samorządowych czy organizacji międzynarodowych jest to standardowy sposób identyfikacji źródła, zapewniający jego wiarygodność. W pracach prawniczych duże znaczenie ma również wskazanie pełnego tytułu dokumentu, ponieważ to właśnie tytuł umożliwia jego identyfikację w sytuacji, gdy link przestanie działać.
Kolejnym ważnym elementem przypisu jest dokładna nazwa serwisu internetowego, w którym znajduje się dokument. W szczególności dotyczy to portali typu gov.pl, stron Europejskiego Trybunału Praw Człowieka, Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, baz danych orzeczeń sądów krajowych, repozytoriów uczelnianych oraz portali oficjalnych instytucji publicznych. Wykorzystywanie materiałów prywatnych stron internetowych wymaga ostrożności i najlepiej powinno być ograniczone do przypadków, gdy materiał ma charakter profesjonalny lub ekspercki. Pamiętać trzeba również o tym, aby wskazywać nie tylko nazwę portalu, ale także pełny adres internetowy konkretnej strony, do której odwołuje się przypis.
Jednym z najważniejszych elementów przypisu do źródeł elektronicznych jest data dostępu, czyli dzień, w którym autor pracy korzystał z dokumentu. Wynika to z faktu, że treści internetowe zmieniają się częściej niż materiały drukowane. Data dostępu jest więc formą zabezpieczenia wiarygodności przypisu, pokazującą, jaki był stan materiału w momencie prowadzenia badań. Szczególnie istotne jest to w przypisach dotyczących aktów prawnych publikowanych w wersjach nieurzędowych, opracowań, danych statystycznych, analiz oraz publikacji aktualizowanych na bieżąco. Data dostępu powinna być podawana zawsze i nie można jej pomijać w przypadku materiałów internetowych.
W przypisach dotyczących orzeczeń publikowanych w bazach elektronicznych zwyczajem jest podawanie numeru sprawy, daty wydania orzeczenia oraz sygnatury, jeśli jest dostępna. W przypadku polskich sądów sygnatura jest kluczowym elementem, pozwalającym na jednoznaczną identyfikację orzeczenia. Link do elektronicznej bazy orzeczeń jest dodatkiem, który ułatwia dostęp do treści wyroku, ale nie zastępuje numeru sprawy. W przypadku orzeczeń TSUE lub ETPCz przypis powinien zawierać numer sprawy, pełną nazwę stron oraz datę orzeczenia, a dopiero później adres internetowy.
Dokumenty elektroniczne obejmują jednak nie tylko orzecznictwo i opracowania naukowe, ale także akty prawne publikowane w internetowych bazach danych. Jeżeli korzysta się z tekstu aktu prawnego w wersji nieurzędowej, należy jasno wskazać źródło oraz stan prawny, który obowiązywał w dniu dostępu. Jeśli korzystamy z Dziennika Ustaw lub Monitora Polskiego w wersji elektronicznej, przypis tworzy się tak samo jak w przypadku wersji drukowanej, z dodatkowym podaniem adresu i daty dostępu. W pracach prawniczych ważne jest, by unikać cytowania nieoficjalnych stron publikujących akty prawne, ponieważ mogą one zawierać błędy lub brak aktualizacji.
W przypadku publikacji naukowych dostępnych elektronicznie, takich jak artykuły z czasopism udostępniane w bazach danych, należy podać dane identyczne jak w cytowaniu wersji drukowanej: imię i nazwisko autora, tytuł artykułu, tytuł czasopisma, rok, numer rocznika lub zeszytu, zakres stron, a dopiero na końcu link i datę dostępu. Linki z baz subskrypcyjnych, takich jak Lex, Legalis czy HeinOnline, często są generowane dynamicznie i mogą nie działać po pewnym czasie, ale ich podanie jest i tak wymagane. Jeśli baza nie generuje bezpośrednich linków, dopuszczalne jest wskazanie nazwy bazy i ścieżki dostępu do dokumentu.
Szczególne znaczenie mają przypisy dotyczące raportów, analiz i dokumentów instytucji międzynarodowych, takich jak ONZ, OECD, Rada Europy czy Komisja Europejska. Dokumenty te często mają złożoną strukturę i wieloelementowe oznaczenia, dlatego przypis musi odzwierciedlać dokładny tytuł dokumentu, numer referencyjny, rok publikacji oraz instytucję odpowiedzialną. Dopiero na końcu podawany jest link oraz data dostępu. Warto pamiętać, że w przypadku dokumentów unijnych można korzystać z oficjalnej bazy EUR-Lex, która zapewnia stabilne linki oraz wskazuje status dokumentu.
Pisząc przypisy do dokumentów elektronicznych, należy utrzymywać jednolity styl w całej pracy i stosować takie same zasady formatowania, kolejność elementów i sposób zapisu dat. Spójność stylistyczna wpływa na odbiór pracy i świadczy o dbałości autora o detale, co jest szczególnie cenione w pracach prawniczych.
Najważniejsze jest jednak to, aby przypisy do dokumentów elektronicznych były kompletne, jednoznaczne i pozwalały czytelnikowi dotrzeć do źródła nawet wtedy, gdy strona internetowa uległa zmianie. Dlatego każda informacja powinna być przemyślana, pełna i zgodna z akademickimi standardami cytowania obowiązującymi na danej uczelni. Dzięki temu praca pozostanie rzetelna i użyteczna, a przeprowadzone badania będą mogły być weryfikowane przez innych czytelników, co stanowi fundament naukowego podejścia do źródeł.
